Od januára 2027 sa na Slovensku mení fakturácia medzi firmami. Kto si myslí, že stačí prepnúť formát a posielať faktúry inak, môže sa nepríjemne prekvapiť. Podľa spoločnosti Natuvion Slovakia sa zmena dotkne aj kontroly údajov, spracovania prijatých faktúr, riešenia chýb či archivácie. Ak sa firma na prechod pripraví poriadne, môže si zároveň ušetriť veľa ručnej práce. Téme sa venuje portál Finsider.
Elektronická fakturácia bude od 1. januára 2027 povinná pre platiteľov DPH, keď budú vystavovať faktúry za tovary a služby iným podnikateľom na Slovensku. E-faktúru budú musieť vedieť prijať aj firmy, ktoré platiteľmi DPH nie sú, ak im ju pošle dodávateľ zapojený do systému.
Finančná správa už v júni spustila možnosť zapojiť sa dobrovoľne. Podnikatelia si na jej portáli v sekcii eFaktúra môžu zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov vybrať takzvaného digitálneho poštára. Ten ich po odsúhlasení obchodných podmienok zaregistruje do európskej siete Peppol.
Digitálny poštár je certifikovaný poskytovateľ, ktorý faktúry bezpečne odosiela a prijíma. Faktúra putuje od dodávateľa cez jeho poštára a sieť Peppol k poštárovi odberateľa a až potom k samotnému odberateľovi. Údaje z faktúry, ktoré treba oznámiť finančnej správe, za podnikateľa automaticky odošle práve poštár.
PDF-ko nestačí. Ale prečo?
Najčastejší omyl je, že e-faktúra je PDF poslané e-mailom. Podstata zmeny je však inde. E-faktúra je štruktúrovaný elektronický dokument, z ktorého vie informačný systém údaje prečítať a spracovať sám.
Rozdiel si môžete predstaviť takto. PDF je v podstate obrázok dokumentu. Človek ho otvorí, prečíta a sumu, dodávateľa či dátum splatnosti prepíše do účtovného systému. Pri štruktúrovanej faktúre systém presne vie, kde je suma, kde číslo účtu a kde DPH, a údaje si prevezme bez ručného zadávania. Zmyslom celej zmeny je, aby údaje putovali priamo zo systému do systému a zamestnanci ich nemuseli zadávať stále dookola.
Príležitosť zjednodušiť si prácu
Juraj Ziman, spoluzakladateľ Natuvion Slovakia, vníma prechod ako príležitosť. Firmy budú aj tak zasahovať do svojich systémov a postupov, takže podľa neho je to vhodná chvíľa preveriť celé spracovanie faktúr a nájsť miesta, ktoré sa dajú zjednodušiť alebo automatizovať.
Úspora pritom nemusí končiť pri prepisovaní súm či údajov o dodávateľovi. Automatizovať sa dá aj:
- kontrola faktúr,
- ich schvaľovanie,
- tvorba prehľadov,
- ukladanie do archívu.
Je tu však jeden háčik. Výsledok závisí od kvality údajov a od toho, ako má firma nastavené jednotlivé kroky. Samotný elektronický formát teda ešte nezaručí, že spracovanie dokladov pôjde hladšie. Ak sú v systéme chybné alebo neúplné údaje, automatizácia ich len rýchlejšie posunie ďalej.
Odoslanie či prijatie faktúry je pritom len jedna časť celého procesu. Faktúru treba najskôr vytvoriť a overiť, či sú v nej správne údaje. Potom ju treba spracovať a archivovať. A firma musí mať prehľad o tom, či všetky kroky prebehli úspešne.
Dôležitá je najmä situácia, keď sa niečo pokazí. Ak systém faktúru odmietne alebo v nej nájde chybu, zamestnanci musia vedieť, čo sa stalo a ako daný problém vyriešiť. Pri papierovej alebo PDF faktúre si chybu často všimol človek. Pri automatickom spracovaní ju musí odhaliť a jasne ohlásiť systém.
Najprv mapa procesov, až potom softvér
Michal Procházka, druhý spoluzakladateľ Natuvion Slovakia, upozorňuje, že najmä veľké firmy so zložitým prostredím SAP by sa mali pozerať na celý život faktúry. Teda od jej vytvorenia a kontroly údajov cez odoslanie alebo prijatie až po monitoring, riešenie chýb a ďalšie spracovanie.
Podľa neho je chybou začať výberom softvéru. Firma by si mala najprv zmapovať ako u nej faktúry vznikajú, cez ktoré systémy prechádzajú, kde sa s údajmi dnes pracuje ručne a kde vznikajú chyby alebo zdržania. Až s takýmto prehľadom sa dá rozhodnúť, ktoré časti spracovania treba upraviť a aké riešenie firme naozaj pomôže.
Do prípravy by sa preto nemali zapojiť len ľudia z IT. Rovnako dôležité sú finančné, účtovné a daňové oddelenie. Práve tieto tímy poznajú, ako a kade doklady vo firme bežne putujú. Vedia aj o výnimkách, ktoré si vyžadujú individuálne riešenie. Bez nich hrozí, že nový systém bude technicky fungovať, no nebude pokrývať reálne situácie.
Treba myslieť aj dopredu
Pri výbere systému by firmy napokon mali počítať aj s tým, že počet faktúr môže rásť a požiadavky sa môžu časom meniť. Procházka odporúča nesústrediť sa len na to, aby firma stihla splniť novú povinnosť do termínu. Rovnako dôležité je, aby fakturácia dobre fungovala aj o niekoľko rokov.
Do januára 2027 zostávajú necelé tri mesiace. Firmy, ktoré prípravu odkladali, by teda mali začať čo najskôr. Nejde len o to, aby od nového roka vedeli posielať faktúry, ale aby im prechod neskomplikoval celé účtovníctvo.
